¿Qué es un expediente de prospección?
Le expediente de prospección es una herramienta estratégica diseñada para ayudar a los comerciales en su actividad. En concreto, les permite identificar clientes potenciales, aplicar una estrategia de ventas y hacer un seguimiento de los contactos. En la práctica, el fichero de prospección es una especie de carné de identidad que contiene información sobre los clientes potenciales.
Es importante saber que la ficha de prospección permite diferenciar entre la lista de prospectos, las oportunidades reales y los clientes. Traza un retrato de cada contacto, lo que facilita la puesta en marcha de acciones específicas. Gracias al fichero de prospección, los comerciales pueden adoptar una estrategia pertinente para convertir a los prospectos en clientes.
Tenga en cuenta que los registros están centralizados en un único archivo de prospección comercial. Un sistema de este tipo permite a los comerciales dividir a los clientes potenciales en grupos más pequeños. Así será más fácil enviarles mensajes personalizados en el momento adecuado. Por supuesto, esta comunicación personalizada
Estos registros se compilan en un fichero de prospección de ventas, una herramienta que permite segmentar a los clientes potenciales para enviarles el mensaje de ventas adecuado en el momento oportuno, utilizando los medios de comunicación adecuados.
Todo lo que debe saber sobre los ficheros de prospección
Le expediente de prospección es la base de datos que permite hacer un seguimiento de los clientes potenciales, es decir, de aquellos que podrían estar interesados en los productos de la empresa. Es esencial no sólo para la prospección, sino también para las relaciones con los clientes. El fichero de prospección permite a la empresa mantener buenas relaciones B2B o B2C. La información recogida en este soporte agiliza el trabajo de los comerciales. Podrán establecer una comunicación personalizada con los prospectos. La personalización es una de las claves para convertir a los prospectos y fidelizar a los clientes.
Un fichero de prospección contiene información personal sobre los clientes potenciales. También hace un seguimiento de las acciones emprendidas por la empresa para convertirlos y de los beneficios esperados. Esta información es visible tanto en medios B2B como B2C.
¿Cómo se crea un fichero de prospección?
La base de datos de prospección ayuda al personal de ventas y contribuye al crecimiento de la empresa, siempre que se mantenga adecuadamente. La empresa debe asegurarse de que la base de datos esté siempre actualizada. La información que se incluya puede proceder de la creación de redes en ferias, conferencias o eventos profesionales. Los formularios que se ofrecen a los visitantes del sitio web de la empresa también proporcionan abundante información. Por tanto, es preferible poner siempre este medio a disposición de los clientes potenciales. A continuación, la empresa puede apoyarse en sus redes sociales para recoger datos que incluir en el fichero de prospección. Las publicaciones, los mensajes y los grupos de debate contienen información estratégica sobre los clientes potenciales. Sólo hay que saber explotarla.
Gestión de un expediente de prospección
A la hora de gestionar esta base de datos, tendrás que cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Este reglamento regula el tratamiento de datos personales en Europa desde 2018. Por otro lado, la empresa tendrá que hacer todo lo posible para que el fichero de prospección esté siempre actualizado, sin duplicidades ni errores. Tal proceso requiere una buena organización, de ahí la necesidad de un CRM comercial.
Gestión de una expediente de prospección consiste en actualizaciones periódicas para seguir el ciclo de cambios en el estado de los prospectos. En el caso de una empresa B2B, por ejemplo, un simple contacto llamado sospechoso puede pasar a la cesta de los prospectos fríos. Esto es posible siempre que el expediente esté debidamente cualificado. Tras esta fase de precalificación, el siguiente paso es establecer contacto. Esto sólo es posible si el fichero de prospección está debidamente actualizado. De hecho, es la única manera que tienen los comerciales de conocer el grado de madurez del cliente potencial. Una vez contactado, el cliente potencial se califica como "caliente", es decir, lo suficientemente maduro como para recibir propuestas comerciales de la fuerza de ventas.
¿Por qué utilizar un fichero de prospección?
El objetivo de una ficha de prospección es trazar un mapa de oportunidades de negocio. Orienta la acción hacia prospectos cualificados. El objetivo es aumentar las conversiones identificando objetivos específicos. Un CRM eficaz amplifica este impacto automatizando el seguimiento. De este modo, cada interacción se transforma en datos procesables que pueden utilizarse para perfeccionar la estrategia de prospección del CRM. El énfasis se pone en la calidad de los clientes potenciales más que en la cantidad, con el objetivo de maximizar el retorno de la inversión.
¿Cómo estructurar eficazmente un expediente de prospección?
Estructurar un fichero de prospección requiere método y precisión. Hay que clasificar los datos: información básica, interacciones previas y potencial de conversión. El uso de un CRM de alto rendimiento facilita este proceso. Organiza la información y facilita el acceso al expediente. El objetivo es crear una herramienta dinámica que evolucione con las campañas de prospección del CRM y se adapte a los comentarios del mercado.
Ventajas competitivas de un fichero de prospección bien gestionado
Un fichero de prospección óptimo es una ventaja competitiva. Permite un enfoque personalizado, aumentando las posibilidades de conversión. Un CRM adaptado a la prospección enriquece continuamente este fichero. De este modo, cada interacción se convierte en una oportunidad para aprender y perfeccionar el enfoque. Esto conduce a relaciones sólidas entre clientes potenciales y clientes, generando lealtad y referencias, que son esenciales en un mercado competitivo.
Las ventajas de centralizar su archivo de prospección en un CRM
Si el fichero de prospección está bien elaborado, será más fácil para la fuerza de ventas saber cuánto ha avanzado un cliente potencial en el proceso de compra. Este medio es, por tanto, una herramienta esencial para determinar el nivel de madurez de un futuro cliente. La creación de un fichero de prospectos cualificados también ayuda a la empresa a detectar clientes potenciales y aplicar una estrategia adaptada a su comportamiento. Cuando la empresa dispone de una base de datos bien surtida, puede seguir la evolución de cada cliente potencial. Además, la cualificación de un fichero de prospectos evita las duplicidades que a menudo bloquean al personal de ventas.
Mejor gestión de los datos de clientes y clientes potenciales
Gestionar un archivo de prospectos con un CRM puede ayudar a las empresas a mejorar su proceso de prospección y aumentar su tasa de conversión. Esto se debe a que el CRM permite a los usuarios recopilar y almacenar información sobre los clientes potenciales, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono e historial de interacción con la empresa. Los usuarios pueden utilizar esta información para crear listas de correo personalizadas y específicas para campañas de marketing por correo electrónico, llamadas telefónicas o mensajes SMS. El sitio CRM comercial también puede ayudar a realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes potenciales y registrar los resultados de cada interacción, lo que permite a los usuarios ver en qué punto del proceso de conversión se encuentra cada cliente potencial. Por último, el CRM puede generar informes y análisis para ayudar a los usuarios a evaluar la eficacia de sus campañas de prospección y ajustar su enfoque en consecuencia.
Una visión global de la evolución de las ventas
Gestión de una expediente de prospección con un CRM puede ayudar a las empresas a mejorar su proceso de prospección y aumentar su tasa de conversión. Esto se debe a que los CRM permiten a los usuarios recopilar y almacenar información sobre clientes potenciales, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono e historial de interacción con la empresa. Los usuarios pueden utilizar esta información para crear listas de correo personalizadas y específicas para campañas de marketing por correo electrónico, llamadas telefónicas o mensajes SMS. El sitio CRM comercial también puede ayudar a realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes potenciales y registrar los resultados de cada interacción, lo que permite a los usuarios ver en qué punto del proceso de conversión se encuentra cada cliente potencial. Por último, el CRM puede generar informes y análisis para ayudar a los usuarios a evaluar la eficacia de sus campañas de prospección y ajustar su enfoque en consecuencia.
